Có thể nói nếu sở hữu một bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, khoa học thì đây chính là chìa khóa mang tính quyết định trong quá trình chuyển văn phòng. Hôm nay, Vinamoves sẽ chia sẻ cách lập kế hoạch chuyển văn phòng nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng
Mặc dù lập kế hoạch di chuyển văn phòng nghe có vẻ khá đơn giản nhưng đây là giai đoạn mà bạn cần phải bỏ nhiều thời gian để thực hiện ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng của mình.
Dựa vào các hạng mục được nêu rõ trong bảng kế hoạch, từ đó mà bạn có thể kiểm soát được toàn bộ công việc sẽ làm, việc nào cần làm trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…
Giờ đây, mọi điều sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn thực hiện được 9 bước mà Vinamoves sẽ chia sẻ sau đây:
Lập kế hoạch dự án
Thực tế, để có thể di chuyển văn phòng sang một cơ sở mới là điều không phải dễ dàng thực hiện ngày một ngày hai, mà sẽ rất cần nhiều thời gian thì mới có thể đi đến quyết định này. Vì vậy, ngay khi có quyết định, điều bạn cần làm lúc này là hãy dành thời gian chuẩn bị một kế hoạch chi tiết, bao gồm:
- Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc
- Các công việc cần thiết quan trọng
- Bố trí nhiệm vụ rõ ràng và giao trách nhiệm hoàn thành.
Phân công người phụ trách
Ở công đoạn này, bạn hãy xem xét kỹ lưỡng để lựa chọn ra một điều phối viên di chuyển văn phòng phù hợp, hội tụ đầy đủ các yếu tố về kỹ năng, chuyên môn để thực hiện dự án một cách chu toàn.
Thành lập nhóm phụ trách chuyển văn phòng
Dĩ nhiên một người sẽ không thể thực hiện chu toàn dự án được bàn giao, vì vậy mà việc thành lập một nhóm chuyên trách sẽ tạo điều kiện đảm bảo cho các công việc được thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ, tránh thiếu sót.
Xem thêm: Bố trí phong thủy bàn làm việc cho người mệnh thủy thu hút tài lộc
Nhờ sự hỗ trợ của các anh em, bạn điều phối sẽ có thêm những cánh tay đắc lực trong suốt quá trình hoàn thành dự án được diễn ra hiệu quả hơn.
Quyết định thời gian
Sau khi lập chi tiết từng hạng mục, và thời gian để có thể thực hiện được các công việc sẽ diễn ra trong bao lâu. Lúc này, bạn hãy thiết lập thời gian biểu cụ thể để bắt đầu quy trình chuyển văn phòng của mình.
Xác định ngân sách
Tài chính được đánh giá là phần quan trọng mà bạn cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng, chuẩn bị một khoản ngân sách khi bạn lựa chọn một dịch vụ chuyển nhà trọn gói.
Việc nhờ sự hỗ trợ từ phía dịch vụ bên ngoài có thể sẽ tốn một khoản chi phí của bạn. Tuy nhiên, đây chính là giải pháp giúp bạn có thể tiết kiệm được nhân lực, thời gian, và bảo vệ thiết bị tối đa.
Tìm thuê văn phòng mới
Tương tự, bạn cũng cần chuẩn bị các khâu quan trọng khi di chuyển đến một văn phòng mới dựa trên những tiêu chí cơ bản như:
- Địa điểm
- Phong thủy
- Quy mô hoạt động
- Diện tích
- Chi phí thuê
- Thời gian thuê
- Điều khoản hợp đồng…
Sẽ rất thuận lợi nếu bạn chuẩn bị tốt các tiêu chí mà Vinamoves đã chia sẻ trên đây. Chúng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn một văn phòng mới tốt hơn, đáp ứng nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình.
Lên kế hoạch cho văn phòng mới
Để không mất quá nhiều thời gian khi di chuyển đến một nơi xa lạ, điều bạn cần thực hiện ngay lúc này là hãy rà soát và kiểm tra lại toàn bộ thiết bị, máy móc, tài liệu, nội thất, số lượng nhân viên mà mình đang hiện có và sẽ có.
Từ đó, mới có thể xác định đúng đắn mô hình trong tương lai và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc mới của mình.
Trao đổi với mọi người và đơn vị cung cấp
Bên cạnh việc thông báo với mọi người trong công ty để có sự chuẩn bị tốt nhất, thì việc tìm hiểu tham khảo từ 3 đơn vị vận chuyển sẽ giúp bạn có được hợp đồng chất lượng từ cơ sở uy tín trên thị trường.
Thông báo đến các nhà cung cấp hiện tại
Lưu ý, bạn đừng quên việc phải thông báo sớm đến các đối tác về quá trình di chuyển và địa chỉ của văn phòng mới. Trong trường hợp có những bất lợi, thì cả đôi bên cũng sẽ dễ dàng thương thảo hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần thông báo đến một số đơn vị làm việc thường xuyên như:
- Các phòng ban thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Một số đơn vị cung cấp dịch vụ khác
Lưu ý khi chuyển văn phòng
Để quá trình di chuyển văn phòng được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần tham khảo một số lưu ý sau đây:
- Lập kế hoạch rõ ràng, cụ thể, bảm đảm các công việc sẽ được sắp xếp khoa học, thực hiện đúng tiến độ ban đầu.
- Dành thời gian tìm hiểu và tham khảo các cơ sở văn phòng mới, phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, kinh nghiệm nhiều năm trong nghề.
Như vậy, adelavoice.com đã chia sẻ đầy đủ cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chỉ với 9 bước trên đây và một số lưu ý quan trọng liên quan. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng thì hãy liên hệ ngay với Vinamoves qua thông tin liên hệ dưới đây nhé.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trụ sở chính: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
VPĐD: 247 Lê Văn Thịnh, Phường Cát Lái, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 098 278 88 80 – 0286 258 9547 – 0286 258 9548 – 1800 9224
Email: info@vinamoves.com
Website: https://www.vinamoves.vn